Guía completa para gestores de flotas

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En esta guía compartiremos toda la información relevante que tenés que saber si sos gestor o administrador de flotas. Reunimos los conceptos fundamentales para entender el sector de fleet management y su importancia en la industria del transporte.

Exploramos la pregunta «¿qué es la gestión de flotas?», «el rol del gestor de flotas», características, funciones y herramientas principales. Su importancia y evolución. 

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas o fleet management, en inglés, es una función que permite a las empresas de las industrias relacionadas con el transporte reducir costos, mejorar la eficiencia, la seguridad y la productividad y minimizar los riesgos de inversión, entre otras tareas, bajo la supervisión de un gestor de flotas o una empresa de gestión de flotas.

¿Qué es un sistema de gestión de flotas?

Los avances en tecnología posibilitan y facilitan recursos, y la industria del transporte utiliza estos para mejorar la eficiencia y rentabilidad comercial de sus empresas. Aquí es donde entran los sistemas de gestión de flotas. Primero, definamos qué es un sistema de gestión de flotas. Es una plataforma en línea que ayuda a los administradores de flotas a rastrear y administrar vehículos y personal.

Un buen sistema de gestión de flotas proporciona una manera rápida y fácil de controlar los datos de rendimiento, como los registros de kilometraje y los costos de mantenimiento, mientras monitorea la actividad en tiempo real, incluida la productividad del conductor y del técnico. Al tener acceso a estos valiosos datos, el administrador de la flota está facultado para tomar decisiones que pueden ahorrar tiempo y dinero a la empresa.

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¿Cuál es el rol del departamento de gestión de flotas? ¿Y cuál es la función de un gestor de flotas?

Un gestor de flotas es experto en logística que supervisa todos los aspectos de una flota para garantizar que funcione de la manera más fluida y eficiente posible.

Los departamentos de gestión de flotas y los gestores de flotas son responsables de: 

  1. Organización y gestión de conductores: Esto puede incluir administración general, revisiones de licencias de conducir, conservación de datos, informes de cumplimiento e instrucción del conductor de conformidad con los estándares de cumplimiento locales, regionales o nacionales. El gestor de flotas debe asegurarse de que los conductores a su cargo tengan estupendas habilidades de conducción, ya que de lo contrario pueden ocasionar a la empresa retrasos en las entregas, problemas mecánicos en los vehículos o incluso gastos innecesarios a través de multas.
  1. Mantenimiento de flotas: El mantenimiento de flotas es la gestión de políticas y procesos diseñados para mantener los vehículos de la empresa en condiciones de operación seguras y confiables para proteger a los conductores y el valor de los activos móviles. Dependiendo del tamaño de las empresas tendrán sus propios centros mecánicos donde realizar el mantenimiento, mientras otras más pequeñas lo tercearizan en talleres externos. El gestor de flotas es el encargado de tomar este tipo de decisiones, buscando siempre la mayor rentabilidad.
  1. Gestión de contratos, financiación y compra de vehículos: La negociación de contratos para vehículos y equipos nuevos, la previsión de sustitución de vehículos, la eliminación de vehículos y equipos fuera de servicio y la gestión de contratos de flotas para piezas, servicios y combustible son fundamentales para la práctica de la gestión de flotas. El gestor de flotas es el encargado de tomar las decisiones pertinentes sobre el tipo de vehículos a comprar, así como la cantidad y distribución, dependiendo del negocio y de los objetivos de la empresa.
  1. Gestión de combustible: Los administradores de flotas son responsables de administrar los tipos de combustible, incluidos la gasolina, el gas natural y la energía eléctrica, así como las reparaciones y los procedimientos de cumplimiento relacionados con ellos. Como por ejemplo, el seguimiento del ralentí, la velocidad, la presión de los neumáticos, la ruta y el tamaño, peso y tipo del vehículo.
  1. Planificación y optimización de rutas: La planificación y optimización de rutas implica ajustar las rutas para aumentar la productividad de la flota, diseñar rutas y asignar vehículos, crear zonas personalizadas, evaluar paradas perdidas o fuera de servicio, comparar las horas de llegada planificadas con las reales y la duración de las paradas y ver el tiempo de viaje y el tiempo invertido en zonas.

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Un buen gestor de flotas debe tener las siguientes características:

  • Debe tener capacidades de organización, para organizar la actividad de toda la flota.
  • Debe tener grandes dotes de comunicación, para comunicarse eficientemente con toda la plantilla de trabajo.
  • Debe tener habilidades de negociación, para obtener el máximo beneficio al momento de compraventa.
  • Debe poder ser capaz de analizar grandes cantidades de datos sin perder el foco en el detalle.
Sistema único de gestión

Importancia y evolución de la gestión de flotas

A medida que una empresa crece, la cantidad de trabajo y dinero que se dedica para mantener la flota operando con un rendimiento óptimo seguirá aumentando. Por ende es importante contar con los recursos para que las empresas, sin importar su tamaño de flotas, consigan su objetivo comercial a la vez de estar alineados a los nuevos estándares dentro del sector de transporte. 

Incluido el seguimiento de vehículos y equipos, el aumento de la seguridad, el seguimiento del ciclo de vida de los vehículos comerciales y la reducción del riesgo, el aumento de la eficiencia, la mejora de la productividad y el mantenimiento del cumplimiento de las normativas. La sostenibilidad de las flotas y la reducción de las emisiones también es un objetivo clave y el futuro hacia los ODS 2030 (Objetivo Desarrollo Sostenible).

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